L’intelligence artificielle au service des comptes rendu et de la prise de notes

Dans cette édition, vous pourrez retrouver différents sujets comme l'actualité IA du mois de Novembre ou encore savoir comment renforcer votre image de marque grâce à l’intelligence artificielle.

Aujourd’hui nous nous concentrerons sur un sujet présenté par Delphine Bornert qui nous a présenté une nouvelle manière très pratique de réaliser sa prise de note et de faire des comptes rendus de réunion via des prompts efficaces et des astuces bien pensées.

Comment l’IA peut transformer vos réunions et vos comptes rendus ? 

De prime abord, la première solution peut-être d’utiliser ChatGPT ou n’importe quel autre logiciel d’intelligence artificielle et vous n’auriez pas forcément tort. Néanmoins, tout dépend de la manière de l’utiliser.

Reconnaissance vocale et transcription automatique

Toutes ses méthodes et ses astuces ont pour objectif de nous faire gagner un temps considérable. Les personnes formées à l’IA l’affirment, ils peuvent gagner jusqu’à 5h par semaine grâce à l’automatisation de certaines tâches et la maîtrise de l’intelligence artificielle.

Pour cette première astuce de compte rendu de réunion, nous allons utiliser la possibilité de faire une note vocale à ChatGPT.

• 1ère étape : 

La première étape est de télécharger l’application ChatGPT disponible sur téléphone Android et IOS (faites attention à télécharger la bonne il y a beaucoup de fakes) et de se connecter avec son compte OpenAI.

• 2ème étape : 

La deuxième étape est très simple puisqu’une fois connecté, il vous suffit de sélectionner l’option transcription audio représentée via l'icône audio à droite et de commencer à parler. Indiquez ensuite quelles sont les informations principales de votre réunion, à qui s’adresse le mail ou le compte rendu que vous êtes en train d’effectuer et enfin quel ton ChatGPT doit avoir.

• 3ème étape : 

Une fois le résultat de ChatGPT obtenu, vous pouvez le corriger à votre guise ou changer certaines informations et votre compte rendu et prêt à être envoyé !

Transmission de prise de notes et automatisation

La deuxième possibilité que vous avez pour faire votre compte rendu de réunion grâce à l’IA c’est de directement lui donner ses prises de notes grâce à un prompt optimisé.

Voici un exemple de prompt que vous pouvez lui donner. Faites bien attention à changer les informations afin qu’elles vous correspondent :

“Tu fais partie de l’équipe marketing d’Urban Linker, entreprise composée de spécialistes de recrutement tech et digital, qui s’est réunie le 10/11 pour discuter des opportunités d’optimisation de leurs campagnes en ligne. L’objectif principal était d’évaluer les actions en cours, identifier les axes d’amélioration et mettre en place des initiatives pour se renforcer en Europe.

Basé sur les notes brouillonnes ci-dessous de cette réunion, rédige un email destiné à mon Chef Directeur Marketing. L’email doit résumer les principaux points abordés, les décisions prises et actions à entreprendre. Inclus aussi un mémo bref et concis pour une consultation rapide. (Insérer vos notes)”

Vous pouvez changer le prompt selon vos besoins, votre domaine, le but de la réunion et vos équipes mais en gardant la structure, vous vous assurez un compte rendu clair et pratique.

Les meilleures solutions IA pour vos comptes rendus

Les solutions pour vous aider à rédiger un compte rendu après vos réunions sont nombreuses et de plus en plus d’acteurs de l’IA se positionnent sur l’aide aux entreprises.

ChatGPT

Le premier outil qui nous vient en tête est évidemment ChatGPT. L’Intelligence Artificielle d’OpenAI est aujourd’hui la plus connue et permet gratuitement de vous aider dans de nombreuses tâches. La rédaction de comptes rendus ne fait pas exception à la règle puisque c’est sur cet outil que nous vous recommandons d’essayer le prompt donné plus haut.

Bard

L’intelligence artificielle de Google n’a pas à rougir non plus puisque ses performances pour une utilisation professionnelle sont très concluantes. Vous pouvez donc, avec le même prompt, obtenir un résultat très convaincant et organisé. À noter que l’IA de Google est très efficace pour avoir un rendu très professionnel et factuel là où ChatGPT sera plus créatif dans ses réponses. Faites donc votre choix entre les deux outils !

Bing AI

L’option Bing AI est très utile puisqu’elle vous permet d’utiliser ChatGPT 4 gratuitement en utilisant un compte Microsoft ! Dans le cas ou ChatGPT 3.5 ne vous aurait pas convaincu, il est donc complètement possible d'utiliser Bing AI. Vous pouvez même sélectionner le ton que vous souhaitez qu’il prenne entre créatif, équilibré ou précis. A vous de choisir votre style !

Goëlo, Tactiq et Fireflies

Ces outils sont particuliers car ce sont des intelligences artificielles qui se connectent directement à vos réunions et prennent des notes tout au long de celles-ci. Si vous êtes en réunion Google Meet, vous pouvez donc connecter un de ces outils qui apparaîtra comme un participant de la réunion et il se chargera de prendre des notes. Notes que vous pourrez utiliser directement pour créer votre compte rendu. Votre gain de temps grâce à ces astuces devient considérable.